Ihmeelliset vuodet -ohjelmaperheen sähköisen seurantajärjestelmän kehittäminen

 


  • On tavallista, että uusia psykososiaalisia interventioita Suomeen tuotaessa seurantatieto ­menetelmäosaajista ja menetelmän käytöstä jää puutteelliseksi tai sitä ei kerätä lainkaan.
  • Ihmeelliset vuodet -ohjelman kohdalla kehitystyö systemaattisen seurantatiedon ­keräämiseksi ­aloitettiin, kun kotipesätoiminta siirtyi vuoden 2020 alussa Turun yliopiston lastenpsykiatrian ­tutkimuskeskukseen.
  • Menetelmäosaamisen dokumentoiminen päivitettävään seurantajärjestelmään helpottaa
    osaamisen ylläpitoa ja kansallista koordinointia.
  • Systemaattisen seurantatiedon kerääminen on edellytys menetelmän laadukkaalle
    juurruttamistyölle, korkean fideliteetin ylläpidolle ja vaikuttavuuden arvioinnille.

Useimpien psykososiaalisten menetelmien Suomeen tulo on tapahtunut hankerahoitusten turvin eri toimijoiden kiinnostuksen pohjalta. Lähtökohtana on ollut testata menetelmän soveltuvuutta ja kouluttaa työntekijöitä pilottialueilla menetelmän käyttöön.

Tyypillistä hankerahoitusten raportoinnissa on ollut seurata hankkeen aikana koulutettujen määriä ja tyytyväisyyttä. Nämä ­luvut eivät kuitenkaan kerro juuri mitään menetelmän käyttöönotosta, sen vaikuttavuudesta ja juurtumisesta palvelujärjestelmään.

Hankerahoitus on usein päättynyt siinä vaiheessa, kun levittämistyötä on tehty eli koulutuksia järjestetty muutaman vuoden ajan. Tästä johtuen koulutetut menetelmäosaajat ovat jääneet vaille mene­telmätukea. Tällöin menetelmän käyttö on usein alkanut hiipua alueilla ja toteutustavat muuntua alkuperäisestä. Alueellinen ja kansallinen seurantatieto menetelmäosaajista ja menetelmän käytöstä on jäänyt yleensä puutteelliseksi tai sitä ei ole kerätty lainkaan.

Koulutetut menetelmäosaajat ovat jääneet vaille menetelmätukea.

Myös kansainvälisessä tutkimuksessa on käynyt ilmi, ettei riitä, että vaikuttava menetelmä tuodaan käyttöön (esim. [1] [2]). Implementointitutkimuksessa korostetaan yhä enemmän tuen tarvetta käyttöönoton yhteydessä järjestelmän kaikilla tasoilla (esim. [3]). Mene­telmille tarvitaankin ns. kotipesä, joka suunnittelee ja tekee systemaattisesti menetelmän levittämis- ja juurruttamistyötä.


Ihmeelliset vuodet -ohjelmaperheen matka ­Suomeen

Ihmeelliset vuodet (Incredible Years) on lasten käytöshäiriöiden ­ennaltaehkäisyyn ja hoitoon kehitetty ryhmämuotoinen ohjelma, jolla on vahva tutkimusnäyttö. Ohjelmaperhe sisältää useita toisiaan tukevia osioita. Ihmeelliset vuodet -ohjelma tuotiin Suomeen yli 15 vuotta sitten ja sen implementaatioon liittyvät haasteet matkan varrella ovat olleet hyvin paljolti edellä kuvatun kaltaisia.

Aktiiviset toimijat tekivät vuodesta 2005 lähtien vahvaa työtä ohjelman käyttöönotossa ja levittämisessä. Ensimmäinen vanhemmuusryhmä käynnistyi vuonna 2006 Helsingissä. Sen jälkeen levitystyötä jatkettiin hankerahoituksella kymmenen vuoden ajan. Varhaiskasvattajille ja opettajille tarkoitettu Ihmeelliset vuodet ryhmänhallintaohjelma (TCM) tuotiin Suomeen ja pilotoitiin vuonna 2010.

Hankerahoituksen päätyttyä menetelmäosaajat jäivät ilman tukea, levittämistyö uhkasi päättyä eikä ohjelman käytön laajuudesta ollut dokumentoitua tietoa. Lisäksi toteutuksen ohjelmauskollisuus (fidelity) vaihteli, ja ohjelman toteutustavat lähtivät joillakin alueilla muuntumaan huomattavasti.

Ihmeelliset vuodet -ohjelman kansallinen koordinointityö aloitettiin vuonna 2017 osana näyttöön perustuvien menetelmien implementaatiota Lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelmassa (Lape-hanke). Tällöin implementaatiota alettiin suunnitella ja toteut­taa systemaattisemmin. Menetelmäkoulutuksiin osallistuvat työntekijät valittiin huolella ja huomio kiinnitettiin siihen, että alueet saatiin sitoutettua pidemmäksi ajaksi mukaan menetelmien käyttöönottoon ja juurruttamiseen.

Työ alkoi nopeasti tuottaa tulosta, ja Ihmeelliset vuodet -ryhmiä alettiin toteuttaa kiihtyvällä tahdilla. Lapehankkeen päättyessä Itse­näisyyden juhlavuoden lastensäätiö (Itla) jatkoi kansallisen koordinaation eli kotipesätoiminnan rahoitusta, minkä turvin työtä on saatu jatkettua. Kun Ihmeelliset vuodet -ohjelman kotipesä­toiminta siirtyi vuoden 2020 alussa Turun yliopiston lasten­psykiatrian tutkimuskeskukseen, systemaattisen seurantatiedon kerääminen nähtiin erityisen tärkeänä. Tästä käynnistyi seurantajärjestelmän kehittämistyö.


Kuva 1. Ihmeelliset vuodet -seurantajärjestelmän etusivu


Järjestelmän kehittämistyön lähtökohdat

Seurantajärjestelmän eli digitaalisen verkkosivuston suunnittelussa lähdettiin liikkeelle Ihmeelliset vuodet -ohjelman implementaatiorakenteen ja ryhmämuotoisuuden huomioimisesta. Aluksi kartoitettiin myös keskeiset kerättävät seurantatiedot, huomioitiin tekniset vaatimukset ja tunnistettiin lastenpsykiatrian tutkimuskeskuksessa jo olemassa olevien digitaalisten alustojen hyödynnettävyys toteutuksessa. Myös asiakas- ja henkilötietosuojaan (EU:n tietosuoja-asetus GDPR) liittyvien kysymysten ratkaiseminen oli tärkeässä roolissa kehitystyön aikana. Järjestelmän käytettävyyttä menetelmäosaajien näkökulmasta pidettiin aktiivisesti kehitystyön keskiössä. Myös optio tulevaisuudessa Suomeen tuotavista uusista ohjelmaosioista tuli pitää mielessä.

Menetelmille tarvitaan ns. kotipesä, joka suunnittelee ja toteuttaa systemaattisesti menetelmän levittämis- ja juurruttamistyötä.

Ihmeelliset vuodet -ohjelman erityispiirteet järjestelmän ­näkökulmasta:

  • Ohjelmaperheeseen sisältyy erilaisia ohjelmaosioita, jotka kohdentuvat eri toimialueille.
  • Ihmeelliset vuodet -ryhmien toteuttajat työskentelevät eri toimialojen organisaatioissa eri puolilla Suomea (sivistystoimen ja sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset).
  • Ohjelma on ryhmämuotoinen ja sitä ohjaa kaksi ryhmänohjaajaa, nämä elementit oli liitettävä yhteen myös järjestelmässä.
  • Ryhmiin osallistuvien läsnäolojen seuranta ja vaikuttavuuskyselyjen kohdentaminen tuli toteuttaa järjestelmässä ilman henkilötietojen siirtoa.

Kuva 2. Ryhmänohjaajan ryhmänäkymä


Järjestelmän toteutus

Seurantajärjestelmä toteutettiin menetelmätuen verkkosivustona (kuva 1). Päätettiin, että ryhmänohjaajien käyttäjätunnuksina ei käytetä sähköpostiosoitteita, jotta tunnukset säilyisivät samana työpaikan vaihtuessa. Ryhmänohjaajilta päätettiin kerätä lähinnä ammattiin ja menetelmäosaamiseen liittyviä tietoja ja niiden päivittäminen käyttäjän omasta profiilista käsin tehtiin mahdollisimman vaivattomaksi.

Menetelmäosaaminen haluttiin dokumentoida yhteen paikkaan, jonne menetelmäosaajat pystyisivät lisäämään joustavasti menetelmän peruskoulutukset, työnohjaukset sekä vertaistapaamiset ja täydennyskoulutukset. Vain sertifikaatit rajattiin menetelmäosaajien oman muokkauksen ulkopuolelle. Osaamistietoihin yhdistettiin järjestelmässä käyttäjälle näkyvät muut toiminnot.

Ryhmänohjaajakoulutukseen yhdistettiin niin sanotut ryhmätoiminnot, jotta ohjaajat voivat kirjata järjestelmään toteuttamansa ryhmät (kuva 2). Ryhmät listautuvat käyttäjän etusivulle, jolloin tiedot ovat helposti tarkasteltavissa myös jälkikäteen.

Systemaattisen seurantatiedon kerääminen nähtiin erityisen tärkeänä.

Koska ryhmänohjaajat eivät voi tallentaa ryhmiin osallistuvien henkilötietoja kansalliseen järjestelmään, päätettiin asia ratkaista koodeilla. Kun järjestelmään syötetään ryhmän osallistujamäärä, järjestelmä luo automaattisesti koodilistan, josta jokainen ryhmäläinen saa henkilökohtaisen koodin (kuva 3). Ryhmänohjaajat voivat merkitä vastaavuudet itselleen muistiin tulostettavaan listaan. Tätä ominaisuutta käytetään tutkimuskäytössä: ryhmäläinen aktivoi järjestelmässä henkilökohtaisen koodinsa ja pääsee tunnuksillaan digitaaliselle tutkimusalustalle.

Koodien avulla ryhmänohjaajat pystyvät merkitsemään myös ryhmäläisten läsnäolot ryhmätapaamisissa (kuva 4). Tässä huomioitiin myös erilaiset toteutustavat: kasvokkain, etänä tai hybridinä.


Kuva 3. Ryhmään osallistuvien koodilista


Kuva 4. Ryhmätapaamisten läsnäolojen kirjaaminen


Tiedotuskanava ja materiaalipankki

Ihmeelliset vuodet -menetelmäosaajien määrä on kasvanut vuosien varrella ja heitä onkin nykyisin satoja eri puolilla Suomea. Sähköpostin kautta tiedottaminen ei saavuta kaikkia ja on hyvin työläs tapa viestiä ajankohtaisista asioista. Siksi järjestelmään luotiin tiedotuskanava, jonne kotipesätiimi tuottaa ajankohtaisia tiedotteita. Tiedotteet kohdennetaan menetelmäosaamisen mukaisesti, jolloin käyttäjät löytävät helposti itseään koskevat ajankohtaiset uutiset (kuva 5).

Tiedottaminen ja ajantasaisten materiaalien tarjoaminen ovat keskeisiä menetelmän korkean fideliteetin ylläpidon näkökulmasta. Järjestelmään luotiin materiaalipankki, josta voi ladata käyttöönsä tärkeimmät Suomessa käytettävät lomakkeet, esitteet ja materiaalit kotimaisina kieliversioina. Myös suoria linkkejä pääorganisaation tarjoamiin materiaaleihin voidaan lisätä, jolloin niiden löytäminen helpottuu.


Kuva 5. Näkymä ajankohtaisiin tiedotteisiin


Seurantajärjestelmän käyttöönotto ja ­implementointi

Kun järjestelmä saatiin valmiiksi, se testattiin paitsi teknisesti myös käytettävyyden näkökulmasta ja pilotoitiin pienen menetelmäosaajajoukon avulla. Saatujen käyttäjäkokemusten perusteella yksityiskohtia paranneltiin ja havaittuja virheitä korjattiin ketterästi.

Järjestelmän kansallinen käyttöönotto ja implementointi on edellyttänyt monitasoista suunnittelua ja pitkäjänteistä työtä. Työ sisältää järjestelmästä tiedottamista, sen markkinointia ja hyötyjen esille tuomista sekä käyttöönottoon kouluttamista ja sitouttamista (kuva 6). Tavoitteena on järjestelmän tunnettuuden lisääminen, ­jotta siitä tulee luonteva osa ohjelman suomalaista protokollaa.

Tiedottaminen ja markkinointitoimet:

  • Infotilaisuudet verkostoille (noin 10 tilaisuutta kevään 2021 aikana)
  • Alueellisissa verkostotapaamissa tiedottaminen ja ”buustaus”
  • Yliopiston verkkosivuilla tiedottaminen ja ohjeistus ­järjestelmän käyttöönottoon
  • Some-kanavissa markkinointi ja suoramarkkinointi ­sähkö­postitse
  • Jaettavat oheismateriaalit

Kuva 6. Seurantajärjestelmässä olevan osaajarekisterin markkinointi ryhmänohjaajille


Seurantajärjestelmän hyödyntäminen ­tutkimuskäytössä

Seurantajärjestelmään kytkettiin jo olemassa oleva tutkimustiedon keruuseen tarkoitettu digitaalinen tutkimusalusta. Ryhmiin osallistuvat aktivoivat järjestelmän etusivulla henkilökohtaiset koodinsa ja kirjautuvat palveluun. Tutkimusalusta tarjoaa aluksi tietoa tutkimuksesta ja pyytää sähköisen suostumuksen. Tutkimuskyselyt on rakennettu käyttäjäystävälliseen näkymään, joka skaalautuu eri päätelaitteille. Sähköiset tutkimuskyselyt vähentävät ryhmänohjaajien työtä tutkimusyhteistyössä. Myös tutkimuksen seurantavaihe toteutetaan järjestelmän notifikaatiotyökalujen avulla, eikä näin vaadi ryhmänohjaajilta toimenpiteitä.

Seurantajärjestelmä mahdollistaa Ihmeelliset vuodet -ohjelma­osioiden samanaikaisesti toteutettavien tutkimusten aloittamisen, sillä tutkimuskyselyiden lisääminen tutkimusalustalle on helppoa ja nopeaa.


Seurantajärjestelmän hyödyt kansallisessa kotipesätyössä

Järjestelmän avulla kerrytetään tietoa Suomessa toteutettavien ryhmien määrästä, ohjelmatyypistä, ryhmiä toteuttavista organisaatioista ja ryhmiin osallistuvien sitoutumisesta ryhmäinterventioon. Lisäksi kertyvän tiedon perusteella voidaan seurata ohjelman fideliteettiä alueellisesti ja valtakunnallisesti.

Kertyvän tiedon perusteella voidaan seurata ohjelman fideliteettiä alueellisesti ja valtakunnallisesti.

Tämä mahdollistaa systemaattisemman alueellisen ja kansallisen implementaatiosuunnittelun. Kertyvän datan pohjalta voidaan tuottaa erilaisia raportteja päätöksenteon tueksi. Laadukasta ohjelman toteutumista pystytään entistä paremmin tukemaan hyödyntämällä kertyvää tietoa koulutusten, vertaistapaamisten ja osaamisorganisaatioiden rakentamisen suunnittelussa. Jos kerättyjen tietojen perusteella huomataan ohjelman toteutuksessa poikkeamia protokollasta, kyseisiä alueita ja ryhmänohjaajia voidaan tukea entistä kohdennetummin.


Haasteita ja ratkaisuja

Seurantajärjestelmän kansallisessa implementoinnissa on huomioitava ja taklattava useita haasteita. Organisaatioissa työntekijöillä on käytössä jo useita eri järjestelmiä, joten heidän motivoimi­sensa jälleen uuden järjestelmän käyttöönottoon voi olla haasteellista. Seurantajärjestelmän tuomat hyödyt osana ohjelman protokollaa onkin tuotava korostetusti esille ja järjestelmän avulla kerättävän datan tulevaisuuden hyödyistä on luotava selkeä visio.

Järjestelmän käyttöönotto vaatii myös kouluttamista, jopa yksilö­tasoisesti. Tarvitaan pitkäjänteistä ja monipuolista vaikuttamista, jotta tieto järjestelmästä ja sen hyödyistä saavuttaa kaikki menetelmäosaajat. Ihmeelliset vuodet -seurantajärjestelmän käytöstä tiedottaminen on kytketty osaksi uusien ryhmänohjaajien kouluttamista ja alueellisten ryhmänohjaajien vertaistapaamisia. Tiedottamista ja markkinointityötä täytyy jatkaa vielä kuukausien ajan ja osana säännöllisiä tilaisuuksia tämän jälkeenkin.

Myös käynnistynyttä implementaatiotutkimusta on pidettävä esillä osana muuta kotipesätoimintaa, jotta tutkimustiedon keruu aletaan nähdä vähitellen luonnollisena osana näyttöön perustuvan Ihmeelliset vuodet -ohjelman toteutusta.



Sidonnaisuudet

Kati Granlund
kehityspäällikkö, Turun yliopisto, lastenpsykiatrian tutkimuskeskus
Ei sidonnaisuuksia.

Tanja Imberg
projekti-insinööri, Turun yliopisto, ­lastenpsykiatrian ­tutkimuskeskus
Ei sidonnaisuuksia.

Viitteet

  1. Balas EA & Boren SA (2000). Managing clinical knowledge for health care improvement. Yearbook of Medical Informatics. Schattauer, Stuttgart, s. 65–70.
  2. Bauer MS & Kirchner J (2020). Implementation science: What is it and why should I care? Psychiatry Research 283. Linkki viitteeseen
  3. Lavis JN, Oxman AD, Lewin S ym. (2009). SUPPORT Tools for evidence-informed health Policymaking (STP). Health Res Policy Sys 7, I1. Linkki viitteeseen