Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön tietosuojaseloste sekä sidosryhmärekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö sr. (Itla)
Porkkalankatu 24
00180 Helsinki
info@itla.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirsi Campello tai Tilda Hopia
Porkkalankatu 24
00180 Helsinki
etunimi.sukunimi@itla.fi
Puhelin: 040 630 133, 040 689 8188
3. Rekisterin nimi
Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön sidosryhmärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Sidosryhmärekisterin henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyön hoitamiseen, asiointiin, viestintään, markkinointiin, palveluiden kehittämiseen, uutiskirjeen lähettämiseen sekä muihin sidosryhmäsuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyviin toimenpiteisiin. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä seurantaan ja tilastollisiin tarkoituksiin liittyen. Viestintää voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna. Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) sallimissa sekä edellyttämissä rajoissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan alla olevia tietoja rekisteröidystä:
- etu- ja sukunimi
- asema
- organisaatio
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoite
- kuuluminen uutiskirjeen jakelulistalle
- mahdolliset ryhmittelytiedot
- henkilötietojen lisäyspäivä ja peruste
Henkilötietoja säilytetään toistaiseksi tai niin kauan kuin henkilö itse haluaa poistua listalta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyn itsensä suostumuksella tai hänen organisaationsa edustajalta yhteistyön aikana ja uutiskirjeen tilaamisen, arvontaan tai kyselyyn osallistumisen yhteydessä sekä aseman perusteella työtehtäviin tai asemaan perustuen.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.
Sidosryhmäyhteistyön hoitamiseksi Itla voi luovuttaa rekisterin tietoja tahoille, joiden kanssa se on tehnyt yhteistyö- tai yhteiskehittämissopimuksen silloin kun luovuttamiselle on peruste, esimerkiksi yhteisen tapahtuman järjestäminen.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Itla ei siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan kuitenkin Itlan käyttämien palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa (esimerkiksi Google, MailChimp, Survey Monkey).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä säilytetään sähköisesti järjestelmissä, jotka on suojattu asianmukaisilla teknisillä keinoilla, kuten palomuurilla. Sidosryhmärekisteriä käyttää ainoastaan Itlan henkilöstö, joka tarvitsee tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilöstö on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti ja vain tarkoitukseen sopivalla tavalla.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa säilössä. Pääsääntöisesti tietoja säilytetään vain sähköisesti, ellei manuaalinen säilyttäminen esimerkiksi arkistoinnin kannalta ole välttämätöntä.
10. Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Itlan sidosryhmärekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriä koskevien asioiden yhteysosoitteeseen sähköpostitse tai postitse.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin sekä markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
Poisto- ja muut pyynnöt voi tehdä osoitteeseen info@itla.fi tai Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö, Porkkalankatu 24, 00180 Helsinki.